Organización y trucos para el mundo laboral

Aquí encontraréis una serie de pasos para seguir cuando vayáis a empezar a trabajar como traductores. En otra entrada os contaba lo importante que es especializarse, pero tener orden y organizarse no se quedan atrás, sobre todo si tenéis en mente ser autónomos. Por supuesto, estos consejos no son universales y cada uno trabajará de una manera diferente, pero os animo a probarlos por si alguno os va bien. ¡Allá vamos!

1. Planificar el día

Para mí es imprescindible organizarme el día antes de empezar a trabajar. Y me gusta hacerlo mientras desayuno con calma, no solo con las tareas de traducción, sino que también con cosas más banales y rutinarias, pero que de igual manera tienen que tener cabida en mi día. Suelo utilizar una agenda en papel, pero Trello ha sido todo un descubrimiento. Os permite crear tableros con diferentes columnas en los que caben un montón de tareas. Una forma habitual de hacerlo es estableciendo tres columnas: por hacer, en proceso y completado; me parece genial porque es muy satisfactorio trasladar una tarea a completado, pero en mi tablero personal también las divido en urgente e importante. Sea como sea, ponerle fecha a algo ayuda a hacerlo. Os dejo una foto para que lo veáis más claro:

Tablero de organización de tareas de traducción en Trello. Las tareas se dividen en bloques de "por hacer", "en proceso" y "completado".
Organización de tareas en Trello.

Otros beneficios son que tienen aplicación, por lo que podéis utilizarlo tanto en el móvil como en el ordenador sin necesidad de estar conectados a internet. Además, podéis compartir vuestros tableros con otras personas, lo que viene genial si todavía estáis estudiando y tenéis que hacer trabajos en grupo.

2. Productividad

Aparte de averiguar cuántas palabras sois capaces de traducir en una jornada laboral normal, es imprescindible que sepáis en qué momento del día sois más productivos. Puede que aprovechéis más el tiempo haciendo las tareas más arduas como traducir y revisar por la mañana, y dedicaros a buscar clientes por las tardes, o al revés; las opciones son infinitas. En cualquier caso, aquí os dejo los recursos que me funcionan:

  • Seguimiento de productividad
    • RescueTime: la versión lite se queda un poco corta en lo que a evitar distracciones se refiere, pero está muy bien para saber a qué dedicáis el tiempo cuando estáis trabajando en línea desde el ordenador y qué parte de ese tiempo destináis a ocio y redes sociales. Funciona tanto en Windows como en Mac y os envían un informe semanal con vuestras estadísticas por email. Podéis descargarla aquí.
    • Atento: se trata de una aplicación para Mac que se centra en detectar «ladrones de tiempo«, que pueden ser tanto páginas web como otras aplicaciones de vuestro ordenador. Es muy similar a la anterior y para ver vuestros informes solo tenéis que clicar en el icono del ojo. Desde que la descubrí no he vuelto a usar la anterior, aunque me molesta un poco que catalogue LinkedIn como ladrón de tiempo y aún no he descubierto cómo cambiarlo.
Pantalla de descarga en la App Store de la aplicación Atento, que hace un seguimiento del tiempo en otras aplicaciones y páginas web para decirnos cuáles roban tiempo a nuestra productividad.
Seguimiento de aplicaciones y páginas web con Atento
  • Evitar distracciones
    • Forest: cuando yo empecé a utilizar esta aplicación para el móvil no era de pago, pero la verdad es que es la única que me ha resultado efectiva para no desbloquear el teléfono. En su defecto podéis utilizar Focus-To-Do, o simplemente, definir un límite de uso de apps en los ajustes de vuestro móvil.
    • StayFocused: esta extensión gratuita para Chrome sí que os permite bloquear páginas web durante el tiempo que vosotros decidáis. La tenéis disponible aquí.
  • Método Pomodoro: es una técnica para mejorar la administración del tiempo. Funciona con tiempos de 25 minutos de concentración y otros 5 de descanso. Después de haber completado cuatro ciclos de 25+5 minutos, el descanso es de 20 o 30 minutos. Si os interesa probarlo, os basta con usar temporizadores en el móvil, pero si queréis un programa como tal, yo utilizo Be Focused – Focus Timer para Mac, aunque hay un montón de aplicaciones de este tipo. Lo bueno de esta es que podéis crear ciclos para cada tarea.

3. Envío de CV

Aunque aún no tengáis experiencia demostrable, debéis tener un CV con el que presentaros a las agencias. Y casi más importante, tenéis que llevar la cuenta de a quién enviáis el CV y cuándo. También iréis actualizando ese CV poco a poco y lo volveréis a enviar cada cierto tiempo, aunque solo sea para recordarles que estáis ahí.

Seguro que ya lo habéis oído antes, pero no enviéis correos a mansalva sin llevar ningún control. Incluso a veces cosas que parecen básicas se nos olvidan, como enviarlos siempre desde el mismo email o el email profesional. Yo, por ejemplo, me he creado hace poco un Excel para hacer un seguimiento y estoy muy contenta, aunque la primera vez que oí esta idea fue en una charla que dio Scheherezade Surià en mi universidad hace unos años. Os dejo una captura como ejemplo, y a continuación, unas puntualizaciones:

Una idea de cómo organizar un documento en Excel para llevar la cuenta de las agencias a las que enviamos el CV, cuando y si hemos recibido respuesta. También anotaremos la fecha en la que les enviemos nuestro currículum actualizado, y así sucesivamente.
Excel para el seguimiento de CV
  • Especialidad: el mismo CV no vale para todas las empresas.
  • Fecha: ¿les enviasteis un correo y nunca obtuvisteis respuesta? Si ha pasado un tiempo prudencial (no es una ciencia exacta, un par de meses, o incluso más si no habéis añadido nada a vuestro CV), podéis escribirles de nuevo.
  • Respuesta: puede que si os han contestado os hayan dicho que les contactéis de nuevo cuando tengáis otras características relevantes, como que estéis dados de alta en autónomos o experiencia en X. A pesar de que ahora ni lo tengáis ni os interese, puede que dentro de unos meses cumpláis esos requisitos, y será el momento perfecto para reenviarles vuestro currículum actualizado. Y así sucesivamente.

4. Documento de tarifas

Parece muy lejano, pero en algún momento os llegará el primer encargo, por una agencia o por un particular y tendréis que negociar el precio. Un consejo para que no os pille desprevenidos es haceros un documento con una tarifa mínima o lo que os gustaría cobrar por palabra. O quizá queréis cobrar por hora. Todas estas cosas hay que pensarlas antes de lanzarnos a la piscina. No tiene que ser muy preciso, basta con que tengáis recogido un precio coherente con el que empezar a trabajar.

La verdad es que cuando me llegó mi primer encargo de traducción (por un particular) fue todo un poco desastre y al final me quedé con las ganas de hacer el trabajo. Hice un presupuesto sin ver el documento con la estimación de palabras que me había proporcionado el cliente y luego este no entendía que el precio fuera más alto, pero es que el documento tenía el triple de palabras de las que había presupuestado. Errores del principiante. Ahora que lo veo meses después también me he dado cuenta de que el primer presupuesto que hice fue con una tarifa demasiado baja. Por eso, tener mis tarifas por escrito (aunque no comparta el documento con nadie), me ha ayudado mucho.

Para establecer vuestras tarifas, os recomiendo el vídeo ¿Cómo calcular tus tarifas de traducción y qué es la TMV? de Ruth y Fernando. En él también hablan de la herramienta CalPro de Asetrad, que os puede facilitar la tarea.

5. Seguimiento de facturas

Al igual que el seguimiento de los currículums, es esencial tener una especie de libro de contabilidad para controlar las facturas si vais a trabajar como autónomos. De nuevo, tenéis un montón de opciones a vuestro alcance, pero un Excel casero os vale. Igualmente tenéis un montón de plantillas en internet; a mí me gustan las de PlanillaExcel y aquí tenéis una perfecta para seguir vuestras facturas.

Si queréis algo más elaborado, hace poco me enteré por el blog de Laura Traducción que existe un programa gratuito y muy sencillo de utilizar para facturar. Se llama Z Factura 1.1 y lo podéis descargar para Windows.

Por hoy lo dejamos aquí. Si os interesa este tema y queréis saber más consejos sobre cómo dar el salto al mundo laboral, dejádmelo en los comentarios. También os quería recordar que ahora podéis suscribiros al blog en el formulario de la derecha. ¡Cada vez somos más!

Imagen de cabecera obtenida en Pexels.

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